Tag 4 – Zahlungen, Versand, Steuern & Bestellabwicklung

Zahlungen, Versand, Steuern & Bestellabwicklung

0:00 Gestern haben wir das Sortiment angelegt, heute fließt Geld. Und damit ändern sich die Regeln. Bis jetzt konnten wir ausprobieren, verwerfen und neu machen — ab heute geht es um Beträge, um Fristen und um Pflichten, die nicht verhandelbar sind. Ich sage das nicht, um Angst zu machen, sondern um die Aufmerksamkeit dorthin zu lenken, wo sie hingehört. Dieser Tag ist der unromantischste der Woche.

0:24 Er ist auch der, an dem Sorgfalt am meisten Geld spart — oder eben Ärger erspart.

Zahlungen, Versand, Steuern & Bestellabwicklung

0:29 Vier Abschnitte liegen vor uns. Zuerst die Zahlungsarten — und dabei besonders die Frage, was deutsche Kundschaft eigentlich erwartet, denn daran hängen Kaufabbrüche. Danach der Versand mit Zonen, Klassen und Methoden; drei Begriffe, die man einmal sauber trennen muss. Der dritte Teil ist der rechtliche: Steuern, Pflichtangaben und zwei Termine, die seit diesem Jahr gelten.

0:51 Und zum Schluss der Alltag — was passiert eigentlich, wenn eine Bestellung hereinkommt? Halmgut verschickt nach Deutschland und in die EU, daran richten wir alles aus. Vier Ziele für heute. Sie sollen Zahlungsarten so wählen können, dass Ihnen die Kundschaft im letzten Schritt nicht abspringt — das ist eine Marktfrage, keine technische.

1:11 Sie sollen Versandkosten über Zonen und Klassen abbilden statt über Pauschalen von Hand. Sie sollen die Pflichtangaben eines deutschen Shops kennen und einordnen können, was davon Sie selbst erledigen und wofür Sie jemanden brauchen. Und Sie sollen eine Bestellung im Alltag abwickeln können, inklusive der Frage, warum eine E-Mail nicht ankam.

Zahlungsarten einrichten

1:31 Fangen wir mit der Kasse an. Hier entscheidet sich, ob aus einem vollen Warenkorb eine Bestellung wird — und die häufigste Ursache für Abbrüche steht genau an dieser Stelle. Wir schauen uns an, welche Zahlungsarten es gibt, was der deutsche Markt erwartet und wie man das Ganze testet, bevor echtes Geld unterwegs ist. Eine Zahlungsart ist im Kern eine Übergabe.

1:51 Ihr Shop sagt: hier ist ein Betrag und eine Bestellnummer — und ein Dienstleister kümmert sich um den Rest und meldet zurück, ob es geklappt hat. WooPayments ist die hauseigene Lösung, daneben stehen die bekannten Namen: PayPal, Stripe, Klarna. Und dann gibt es die Varianten ohne Dienstleister — Rechnung und Vorkasse. Die kosten keine Gebühr, verlagern das Risiko aber zu Ihnen beziehungsweise die Wartezeit zur Kundschaft. Beides sind legitime Entscheidungen, man sollte sie nur bewusst treffen.

2:21 Diese Tabelle ist keine Technik, sondern Marktkenntnis. Der deutsche Markt tickt anders als der amerikanische, und wer das ignoriert, verliert Bestellungen, ohne je zu erfahren warum. PayPal wird schlicht erwartet. Und dann steht da eine Zeile, die international überrascht: Kauf auf Rechnung. In Deutschland ist das tief verankert — viele wollen die Ware sehen, bevor sie zahlen.

2:44 Fehlt diese Option ganz, bricht ein Teil der Kundschaft an der Kasse ab. Sie müssen das Risiko nicht selbst tragen, dafür gibt es Dienstleister. Aber ignorieren sollten Sie es nicht. Der Ablauf hat fünf Schritte, und der letzte ist der, den alle vergessen. Sie legen ein Konto an, verbinden den Shop mit Testzugangsdaten und spielen eine vollständige Bestellung durch. Wichtig: vollständig.

3:07 Also nicht nur bis zur Bestätigungsseite, sondern inklusive Bestellstatus, Bestätigungsmail und einer Rückerstattung — denn eine Erstattung werden Sie irgendwann brauchen, und dann soll sie funktionieren. Und dann kommt Schritt fünf: umstellen auf echte Zugangsdaten und noch einmal testen. Diese zweite Testbestellung ist die wichtigere von beiden, weil erst sie den Live-Weg prüft.

3:30 Die ersten beiden Punkte sind zwei Seiten derselben Medaille. Nur im Testmodus prüfen heißt, den Live-Betrieb ungetestet zu starten. Und die Umkehrung ist noch unangenehmer: Testzugangsdaten bleiben im Live-Shop stehen. Es sieht alles normal aus, Bestellungen kommen herein — nur das Geld nicht. Niemand meldet Ihnen das. Der dritte Punkt ist gut gemeint: möglichst viele Zahlungsarten anbieten. Eine überfüllte Kasse verunsichert.

3:56 Und der vierte betrifft die Kalkulation — wer die Gebühren nicht einrechnet, verliert bei jeder einzelnen Bestellung ein wenig.

Versand konfigurieren

4:05 Weiter mit dem Versand. Hier gibt es drei Begriffe, die ständig durcheinandergehen: Zonen, Klassen und Methoden. Wenn Sie die einmal sauber trennen, wird jede Versandregel einfach — und wenn nicht, sitzen Sie vor einem Einstellungsdialog und verstehen nicht, warum im Warenkorb nichts angezeigt wird. Nehmen Sie eine Landkarte. Eine Versandzone ist ein Gebiet, das Sie darauf einkreisen — Deutschland, die EU, der Rest der Welt.

4:31 In jeder Zone hinterlegen Sie Methoden: eine Pauschale, kostenfreier Versand ab einem Betrag, oder Abholung. Und quer dazu liegen die Versandklassen. Die gruppieren Produkte, die anders kosten — sperrige Ware zum Beispiel — und wirken innerhalb der Methoden. Die Reihenfolge ist wichtig: erst die Landkarte, dann die Methoden, dann die Ausnahmen für einzelne Produkte. Wer mittendrin anfängt, kommt durcheinander.

4:58 So sieht das für Halmgut konkret aus. Innerhalb Deutschlands drei Methoden nebeneinander: eine Pauschale, kostenfreier Versand ab fünfzig Euro und Abholung im Laden. Die Kundschaft wählt an der Kasse aus. Für die EU gilt eine höhere Pauschale. Und jetzt die Zeile, die am meisten Aufmerksamkeit verdient: der Rest der Welt.

5:17 Dort ist bewusst nichts hinterlegt — und genau das ist die Aussage. Wenn zu einem Land keine Zone existiert, sieht jemand aus diesem Land an der Kasse keine Versandart und kann nicht bestellen. Das kann gewollt sein. Es sollte nur nicht versehentlich passieren. Eine Neuerung, die im Alltag mehr bringt, als sie klingt. Sie können unter Einstellungen und Versand eigene Dienstleister anlegen — mit Namen und einer Tracking-Adresse als Vorlage, in der ein Platzhalter für die Sendungsnummer steht.

5:46 Der Nutzen liegt auf der Kundenseite: Statt einer nackten Nummer, die man irgendwo eintippen muss, bekommt jemand einen Link, der funktioniert. Das spart Ihnen Nachfragen. Und auf Ihrer Seite lassen sich Bestellungen nach Dienstleister filtern — sobald Sie zwei im Einsatz haben, etwa für Pakete und für sperrige Sendungen, ist das Gold wert.

6:05 Der erste Punkt ist tückisch, weil er lange unbemerkt bleibt: Wenn Sie den Platzhalter in der Tracking-Vorlage überschreiben, zeigen alle Links auf dieselbe Sendung. Das fällt erst auf, wenn sich jemand beschwert. Der zweite ist die fehlende Auffangzone, über die wir eben sprachen — stille Bestellabbrüche, die in keiner Statistik auftauchen.

6:25 Der dritte: Versandklassen anlegen und in der Methode keine Kosten dafür hinterlegen; dann ist die Klasse wirkungslos. Und der vierte tut weh — kostenfreier Versand ohne Mindestbestellwert, gemerkt bei der Abrechnung.

Steuern & Rechtliches

6:38 Jetzt kommt der Abschnitt, bei dem ich einen Satz voranstellen muss: Das hier ist keine Rechtsberatung. Ich zeige Ihnen, welche Einstellungen es gibt und welche Pflichten allgemein bekannt sind — aber im Zweifel gehört ein Fachmensch dazu. Sorgfalt ist an dieser Stelle billiger als Nachbesserung. Technisch ist es unspektakulär: WooCommerce rechnet mit Steuersätzen, die Sie je Land und Steuerklasse hinterlegen. Interessant ist die Denkweise dahinter.

7:04 Für Endkundschaft in Deutschland werden Preise inklusive Umsatzsteuer angegeben — der Preis, der auf der Produktseite steht, ist der, der am Ende zu zahlen ist. Die Steuer wird also nicht aufgeschlagen, sondern aus diesem Betrag herausgerechnet und ausgewiesen. Wer aus dem Geschäftskundenbereich kommt, denkt oft andersherum, und genau da entstehen die krummen Endpreise, über die wir gleich sprechen.

7:28 Der zweite Schritt in dieser Liste ist der, an dem sich alles entscheidet: Geben Sie Ihre Preise inklusive Steuer ein? Für einen Endkundenshop in Deutschland lautet die Antwort ja — dann tippen Sie glatte Preise und die Kundschaft sieht glatte Preise. Danach hinterlegen Sie die Sätze und prüfen, dass jedes Produkt der richtigen Klasse zugeordnet ist; bei Lebensmitteln ist das nicht selbstverständlich.

7:51 Sobald Sie in die EU liefern, kommt das OSS-Verfahren ins Spiel — das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, nicht mit einem Seminar. Und dann testen. Diese Tabelle sollten Sie ausdrucken. Sie ist die Liste dessen, was ein deutscher Shop haben muss — und fehlende Pflichtangaben sind der häufigste Abmahngrund im Onlinehandel.

8:10 Beachten Sie die rechte Spalte: Es reicht nicht, dass ein Text existiert, er muss auch an der richtigen Stelle auftauchen. Die Widerrufsbelehrung gehört auf eine eigene Seite und in die Bestätigungsmail. Die Angabe „inklusive Umsatzsteuer, zuzüglich Versandkosten" gehört an jeden Preis, nicht irgendwo ins Kleingedruckte. Und die Lieferzeit gehört auf die Produktseite.

8:32 Zwei Daten, die seit diesem Jahr gelten. Seit dem 19. Juni 2026 braucht ein Onlineshop eine elektronische Widerrufsfunktion — die Kundschaft muss den Vertrag online widerrufen können, ohne einen Brief zu schreiben. Die gute Nachricht: Es muss kein technischer Knopf sein, ein deutlich gekennzeichneter, leicht auffindbarer Link genügt nach heutigem Stand. Der zweite Termin ist der 2.

8:56 August 2026, seitdem gelten die Transparenzpflichten der europäischen KI-Verordnung für bestimmte Inhalte. Beides ist bußgeldbewehrt. Und noch einmal: Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel prüfen lassen. Diese Übung baut nichts, sie prüft. Gehen Sie die Pflichtangaben durch und markieren Sie jede als vorhanden, fehlend oder — und das ist eine völlig legitime Antwort — als juristisch zu klären.

9:20 Der Wert der Übung liegt genau in dieser dritten Kategorie: zu erkennen, wo Ihre eigene Einschätzung endet. Und ein dringender Hinweis: Formulieren Sie Rechtstexte nicht selbst und kopieren Sie sie erst recht nicht aus einem anderen Shop. Dafür gibt es Vorlagen von fachkundiger Stelle, und die kosten weniger als eine Abmahnung.

9:39 Der erste Punkt ist gleich doppelt gefährlich: Rechtstexte aus einem fremden Shop kopieren. Sie übernehmen fremde Angaben, die auf Ihr Geschäft nicht passen — und begehen nebenbei eine Urheberrechtsverletzung. Der zweite ist ein Klassiker: die Versandkosten erst im Bestellvorgang zu nennen statt am Preis. Der dritte passiert leise — Steuersätze werden gesetzt, aber niemand prüft, ob jedes Produkt der richtigen Klasse zugeordnet ist.

10:05 Und der vierte ist eine Frage der Auffindbarkeit: Die Widerrufsfunktion im Fuß zu verstecken, erfüllt den Zweck nicht.

Bestellabwicklung im Alltag

10:12 Zum Abschluss der Alltag. Eine Bestellung kommt herein — was passiert dann, und was müssen Sie tun? Hier zeigt sich, ob die Konfiguration der letzten Tage tatsächlich trägt. Und wir schauen uns eine Frage an, die jeden Shopbetreiber irgendwann erreicht: Warum ist diese E-Mail nicht angekommen? Jede Bestellung durchläuft Status, und die sind mehr als eine Beschriftung — sie lösen Dinge aus, typischerweise den Versand einer E-Mail. Wenn ein Status wechselt, passiert etwas.

10:41 Das ist der Hebel, an dem Sie den Alltag organisieren. Technisch hat sich hier einiges getan: Bestellungen liegen seit Version 9.0 standardmäßig in eigenen Datenbanktabellen, nicht mehr zwischen den normalen Inhalten. Das nennt sich HPOS, und der Unterschied ist spürbar, sobald ein paar tausend Bestellungen zusammenkommen. Dazu gleich mehr.

11:02 Die Logik dieser Tabelle ist eine Arbeitsliste. Der wichtigste Eintrag steht in der Mitte: „In Bearbeitung" heißt bezahlt, aber noch nicht versandt — das ist Ihr Arbeitsvorrat, und dort beginnt jeder Morgen. Oben stehen die Fälle, bei denen noch kein Geld da ist, unten die abgeschlossenen. Wichtig ist, die Status diszipliniert zu pflegen, auch wenn es lästig wirkt.

11:23 Denn nur dann können Sie sich auf die Liste verlassen — und nur dann bekommt die Kundschaft ihre Benachrichtigungen zum richtigen Zeitpunkt. Ein falsch gesetzter Status erzeugt sofort eine Rückfrage. Was bringt Ihnen die neue Speicherung konkret? Bestellungen liegen in eigenen Tabellen statt zwischen den Beiträgen — Listen und Filter reagieren dadurch deutlich schneller.

11:45 Bei zwanzig Bestellungen im Monat merken Sie das kaum, bei zweitausend entscheidet es darüber, ob die Verwaltung benutzbar bleibt. Es gibt aber eine Bedingung: Erweiterungen müssen das unterstützen. Ältere Plugins, die noch am alten Speicherort suchen, können ausfallen — und zwar genau dort, wo es weh tut. Deshalb die Regel, die morgen wiederkommt: Vor jedem Update prüfen Sie bestellrelevante Plugins.

12:10 „Die Bestätigung ist nicht angekommen" ist die häufigste Meldung im Shopbetrieb, und lange war sie schwer zu prüfen. Seit Version 10.9 protokolliert WooCommerce diese E-Mails selbst — unter Status und Logs sehen Sie, ob eine Mail rausging und oft auch, warum nicht. Das ersetzt ein Plugin, das man früher dafür brauchte. Die häufigste Ursache steht in Schritt vier: eine Absenderadresse, die nicht zur eigenen Domain gehört.

12:34 Mails von einer Freemail-Adresse im Namen Ihres Shops sortieren Mailanbieter zuverlässig aus. Bei anhaltenden Problemen führen Sie den Versand über einen Maildienst. Jetzt spielen Sie eine Bestellung komplett durch — von der Zahlung bis zum Abschluss. Der Nachweis ist wichtig: Schauen Sie im Log nach, ob die Mails tatsächlich versandt wurden, statt sich darauf zu verlassen, dass die Oberfläche keinen Fehler zeigt.

12:58 Wenden Sie einmal einen Gutschein an, damit Sie den Weg kennen, bevor Sie ihn unter Zeitdruck brauchen. Und wer schneller fertig ist, erstellt eine Teilrückerstattung und schaut, wie sie im Bericht auftaucht — spätestens zum Jahresabschluss sind Sie dankbar, das einmal gesehen zu haben. Der erste Punkt ist Disziplin: Bestellungen auf „Abgeschlossen" setzen, bevor die Ware das Haus verlässt.

13:20 Die Kundschaft bekommt dann eine Versandbestätigung für ein Paket, das noch bei Ihnen steht. Der zweite kostet echtes Geld — Gutscheine ohne Ablaufdatum und ohne Mindestbestellwert, die zwei Jahre später noch eingelöst werden. Der dritte ist der Mailversand von einer Freemail-Adresse, über den wir eben sprachen. Und der vierte führt uns direkt in den morgigen Tag: nach einem Plugin-Update nicht zu prüfen, ob die Bestellverwaltung noch funktioniert.

Tag 4 steht

13:46 Der anstrengendste Tag ist geschafft. Die Zahlungsarten laufen im Test und sind auf das abgestimmt, was deutsche Kundschaft erwartet. Versandzonen, Klassen und Tracking-Links stehen. Steuern und Pflichtangaben sind geprüft, und was offen ist, steht auf einer Liste mit einem klaren Vermerk — das ist mehr wert als ein vages gutes Gefühl.

14:06 Morgen kommt der letzte Tag: Sicherheit, Ladezeit, Wartung. Und am Ende nehmen wir Halmgut tatsächlich live, mit einer Checkliste, die Sie für jeden weiteren Shop wiederverwenden können.